Philips Tasy: guia dos módulos para gestores hospitalares

O Tasy é um sistema de gestão hospitalar que cobre o hospital inteiro: do agendamento à contabilidade. Para o gestor, isso é ao mesmo tempo a vantagem e a dificuldade. A vantagem é que a informação está toda num lugar. A dificuldade é que cada área do hospital conhece só a sua parte, e quando o resultado do mês não fecha ninguém consegue dizer em que ponto do caminho o problema começou. Este guia organiza os módulos do Tasy na ordem em que o paciente passa por eles e diz o que cada um entrega para a gestão.

Os nomes das funções e a forma de organizar o menu variam com a versão e com a parametrização de cada hospital. O que não varia é a lógica: cada etapa registra algo que a etapa seguinte usa.

O caminho do paciente no sistema

O ponto que a tabela mostra: a contabilidade e o custeio estão no fim do caminho e dependem de tudo o que veio antes. Um material dispensado e não registrado na farmácia aparece meses depois como diferença de estoque e custo errado no setor. O caso integrado no Tasy acompanha uma cirurgia eletiva por esse caminho inteiro.

Cadastro e agenda

O cadastro de pacientes é a base de tudo. Duplicidade aqui separa o histórico de uma pessoa em dois prontuários, quebra indicadores de reinternação e atrapalha a conta. A agenda organiza os recursos do hospital (profissionais, salas, equipamentos) e é onde começam as autorizações de convênio para procedimentos eletivos.

Para a gestão: taxa de faltas, tempo médio até a primeira vaga, ocupação das agendas por especialidade. Detalhes em cadastro de pacientes no Tasy e agenda no Tasy.

Recepção e atendimento

Na recepção nasce o atendimento, com o convênio e a categoria (acomodação). É a informação que define o preço de quase tudo na conta. O atendimento pode ser ambulatorial, de pronto-socorro, de internação ou externo (exames de pacientes de fora), e cada tipo tem seu fluxo.

Para a gestão: volume por tipo de atendimento, convênio e origem; tempo de porta no pronto-socorro; conversão de pronto-socorro em internação.

Internação e leitos

A internação liga o atendimento a um leito. Cada transferência entre setores é uma passagem registrada, e o conjunto dessas passagens alimenta o censo diário. É daqui que saem paciente-dia, taxa de ocupação e média de permanência. Ver internação no Tasy e gestão de leitos no Tasy.

Prontuário, prescrição e exames

O prontuário eletrônico guarda a evolução, as prescrições e as solicitações. Para a gestão, ele importa por um motivo simples: é o que sustenta a cobrança e o recurso de glosa. Procedimento sem registro no prontuário não se defende na auditoria do convênio.

A prescrição gera a dispensação na farmácia e a checagem na enfermagem. Quando essas três etapas não conversam, o resultado é material consumido sem cobrança ou cobrado sem consumo.

Farmácia, estoque e compras

Suprimentos cobre compras, recebimento, estoque e farmácia. O Tasy registra cada movimento com o local de estoque e, para itens que exigem, o lote e a validade. O consumo por setor é a base do custo direto de cada centro de custo.

Para a gestão: consumo por setor e por paciente, giro de estoque, perdas por validade, diferença de inventário, preço médio de compra.

Conta do paciente e faturamento

Tudo o que foi registrado no atendimento vira item na conta, valorizado pelas regras do convênio. O faturamento fecha, audita e envia as contas em protocolos. O retorno do convênio traz o pagamento e as glosas.

Para a gestão: faturamento por convênio, contas abertas e o tempo entre a alta e o protocolo, glosa inicial e definitiva, prazo de recebimento. Ver contas não faturadas e faturamento e glosas com os dados do Tasy.

Financeiro, contabilidade e custos

O financeiro controla títulos a receber e a pagar e as baixas. A contabilidade, quando feita dentro do Tasy, recebe os lançamentos gerados por cada módulo em lotes. O custeio distribui custos indiretos e apura o resultado de cada centro de custo.

Para a gestão: DRE, margem por convênio e por setor, orçado × realizado, fluxo de caixa. É a parte que mais depende da qualidade das anteriores.

Onde o gestor deve olhar primeiro

Quando um número do mês não fecha, a pergunta útil é "em que etapa ele nasceu?". Algumas pistas:

• Faturamento abaixo do esperado com produção normal: contas paradas no faturamento ou glosa alta. Olhe as contas abertas por etapa.
• Custo de um setor subiu sem aumento de produção: consumo registrado no setor errado, ou devolução não lançada na farmácia.
• Ocupação diferente entre BI e enfermagem: transferências lançadas com atraso, leitos desativados ainda no cadastro.
• Receita contábil diferente do faturamento: critério de data ou contas canceladas depois do lançamento.

Para enxergar o hospital inteiro num lugar só, com os dados que o Tasy já tem, existe o Clic Health.

Quem escreve

A Domínio começou dentro de um hospital e trabalha há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy, da parametrização à contabilidade. Se a sua diretoria quer entender onde o Tasy do hospital está perdendo informação, fale com a gente pelo WhatsApp ou por comercial@dominiocontabil.com.br. Para dúvidas do dia a dia, a Comunidade Tasy reúne hospitais e empresas que trabalham com o sistema.

Perguntas relacionadas

O Tasy precisa ter todos os módulos ativos?

Não. Cada hospital contrata e ativa os módulos de que precisa. O que importa é que as áreas ativas estejam ligadas entre si; um módulo fora do sistema (contabilidade em outro software, por exemplo) vira conciliação mensal.

Quem deve ser o responsável pela parametrização?

Cada área responde pela parametrização do seu processo, com uma coordenação central, normalmente do TI com a controladoria. Parametrização sem dono é a causa mais comum de regra desatualizada.

O Tasy já tem relatórios gerenciais?

Tem relatórios por área. O que costuma faltar é a visão integrada da diretoria, com a mesma regra para o mesmo número em todos os lugares.

Por onde começar a melhorar?

Pelo cadastro e pela abertura do atendimento. Quase todos os problemas de conta e de indicador têm origem ali.