BI hospitalar
Dashboard hospitalar: como funciona e o que deve mostrar
Um bom dashboard hospitalar responde a uma pergunta por tela, mostra a variação e permite descer até a causa. O resto é decoração.
Um dashboard hospitalar é uma tela que reúne os indicadores de um tema da gestão do hospital (faturamento, custos, produção, caixa) com filtros e gráficos, atualizada a partir dos dados do sistema de gestão. Ele funciona em três camadas: os dados lidos do sistema, as regras que transformam esses dados em indicadores e a tela que mostra os indicadores e permite navegar.
Como um dashboard hospitalar funciona
- Leitura: os dados vêm do sistema de gestão hospitalar (no caso do Clic Health, o Tasy), em horários definidos.
- Regras: cada indicador tem uma definição única. "Receita", por exemplo, precisa dizer se é por competência ou por data de faturamento, se inclui SUS, se desconta glosa.
- Tela: o dashboard mostra os indicadores, a variação contra uma referência (mês anterior, ano anterior, orçamento) e os filtros.
- Navegação: um clique desce do total até o detalhe, por exemplo da receita do hospital até o convênio, a especialidade e o atendimento.
O que a diretoria deve ver primeiro
A primeira tela da diretoria precisa responder, em poucos segundos, se o mês está bom ou ruim e por quê. Na prática, isso significa:
- Poucos indicadores, os que mudam decisões: receita, margem de contribuição, EBITDA, resultado, glosa, contas pendentes, prazo médio de recebimento, ocupação.
- Sempre com referência: o número sozinho não diz nada. "R$ 29 milhões, 5,9% acima do ano anterior" diz.
- Onde está o problema: um gráfico que mostre onde a receita caiu ou o custo subiu, por área.
- A data da atualização à vista, para ninguém decidir com número velho.
O Command Center ADM do Clic Health segue esse desenho. A lista de indicadores mais usados está em indicadores hospitalares.
Um painel por público
| Público | O que precisa ver |
|---|---|
| Conselho | Resultado, EBITDA, geração de caixa, endividamento e riscos contra metas |
| Diretoria executiva | Receita, margem, resultado, glosa, contas pendentes, produção |
| Controladoria | DRE orçado x realizado, variação por centro de custo, custos por setor |
| Faturamento | Contas não faturadas, tempo de conta aberta, glosas, perdas |
| Diretoria clínica | Produção, cirurgias por especialidade, média de permanência |
No Clic Health, o administrador do hospital monta um BI para cada equipe a partir dos painéis existentes e decide quem vê cada um.
Erros que fazem um dashboard ser abandonado
- Número diferente do da contabilidade: a primeira divergência acaba com a confiança. As regras precisam ser as mesmas da DRE.
- Telas lotadas: vinte gráficos na mesma página escondem o que importa.
- Sem a hora da atualização: o gestor não sabe se pode confiar no número de hoje.
- Sem como descer até a causa: se o painel mostra que a margem caiu mas não deixa ver onde, a análise volta para a planilha.
- Sem exportação: o analista precisa levar a base para o Excel para uma análise específica.
Dashboard em tempo real?
"Tempo real" raramente é necessário na gestão. O que a diretoria precisa é de dados atualizados com frequência conhecida: várias vezes ao dia para o faturamento, diariamente para a produção, depois do fechamento para a contabilidade. Mais importante que a velocidade é saber a hora da última atualização.