Como conferir os números do Tasy com o BI todo mês
Um número errado na reunião de diretoria custa a confiança no BI inteiro. O roteiro que usamos todo mês para comparar o BI com o Tasy, das contagens ao balancete, e o que fazer quando não bate.
Um BI hospitalar perde a credibilidade no primeiro número que alguém da diretoria sabe que está errado. Depois disso, cada reunião começa com "isso aqui bate?". A forma de evitar é conferir os números do Tasy com o BI todo mês, com um roteiro fixo, antes de o mês ser apresentado. Este é o roteiro que usamos nos hospitais que acompanhamos.
Quando conferir
A conferência só faz sentido sobre um mês fechado pelas áreas: o faturamento já protocolou as contas do mês e a contabilidade já fechou o período. Um calendário que funciona:
| Dia útil | O que confere | Quem participa |
|---|---|---|
| D+2 | Contagens de atendimento, internação, alta e censo | TI e gestão de leitos |
| D+5 | Faturamento por convênio, contas em aberto, glosa | TI e faturamento |
| D+7 | Recebimentos, contas a receber e a pagar | TI e financeiro |
| D+10 | Saldos contábeis, DRE, custos e repasse | TI e controladoria |
Se o fechamento contábil do hospital é mais tarde, a última etapa acompanha.
O que comparar
| Indicador | No BI | No Tasy | Tolerância |
|---|---|---|---|
| Atendimentos por tipo, por dia | Contagem por tipo de atendimento e data de entrada | Relatório de atendimentos do período | Zero |
| Internações e altas | Contagem por data de entrada e de alta | Relatório de internações | Zero |
| Paciente-dia e leito-dia, por setor | Soma da foto do censo | Relatório de censo do Tasy | Zero |
| Faturamento por convênio | Soma dos itens das contas do mês | Relatório de faturamento por protocolo | Até R$ 1,00 por convênio |
| Contas em aberto | Contas não faturadas na data de corte | Relatório de contas pendentes | Zero na quantidade |
| Glosa do mês | Valores glosados por convênio | Relatório de glosas ou títulos glosados | Até R$ 1,00 por convênio |
| Recebimentos | Baixas dos títulos a receber | Relatório de baixas, conferido com o extrato | Zero |
| Contas a receber | Saldo dos títulos em aberto na data | Posição de contas a receber | Zero |
| Saldos contábeis | Saldo por conta contábil | Balancete do mês | Zero |
| Resultado do mês | Total da DRE | Balancete (contas de resultado) | Zero |
| Repasse | Fechamento por médico | Relatório de repasse do mês | Zero |
A tolerância de alguns centavos por convênio absorve arredondamento entre item e total. Qualquer diferença em contagem ou em saldo precisa de explicação.
A ordem importa
Confira de baixo para cima. Se as contagens de atendimento não batem, o faturamento também não vai bater, e investigar o faturamento primeiro é perder tempo. A sequência é: cadastros (convênios, setores, estabelecimentos), contagens, faturamento, financeiro, contabilidade.
Onde procurar quando não bate
A maior parte das diferenças cai em poucas causas:
- Filtro diferente. O BI soma contas canceladas, estornadas ou provisórias, ou itens excluídos pela auditoria, e o relatório não. No Tasy, os filtros usuais são conta sem cancelamento, protocolo definitivo e item sem motivo de exclusão.
- Critério de data. O BI usa o mês de referência da conta e o relatório usa o mês do protocolo, ou a data de alta. As três respostas estão certas para perguntas diferentes.
- Estabelecimento. Em grupos com mais de uma unidade, um dos lados está com todas as unidades e o outro com uma só.
- Resumo da conta acumulado. O BI carrega CONTA_PACIENTE_RESUMO linha a linha e soma itens que o Tasy já refez. Explicamos em CONTA_PACIENTE_RESUMO: por que o resumo pode somar duas vezes.
- Linha perdida ou excluída na carga incremental. Diferenças pequenas espalhadas em dias aleatórios. Veja carga incremental do Tasy.
- Alteração depois do fechamento. Uma conta recalculada depois do corte muda o mês passado no Tasy, e o BI, conforme a regra, acompanha ou não.
- Cadastro alterado. Um convênio que trocou de tipo, um setor que mudou de grupo. O BI pode estar agrupando pelo cadastro de hoje e o relatório pelo da época.
O método para achar a diferença é sempre descer um nível por vez: do mês para o dia, do dia para o convênio, do convênio para a conta, da conta para o item. Em menos de uma hora, a causa costuma aparecer.
Um exemplo
O faturamento de outubro do convênio X está R$ 18.420,00 maior no BI do que no relatório do Tasy.
- Por dia: a diferença está espalhada em 23 dos 31 dias. Descarta problema de carga num dia específico.
- Por conta: 41 contas têm diferença; as outras 1.302 batem.
- Nas 41: todas passaram pela auditoria e foram recalculadas pelo menos uma vez.
- No resumo dessas contas: o BI tem, em média, duas vezes mais sequências que o Tasy.
Causa: resumo acumulado. Correção: trocar o resumo inteiro de cada conta alterada e recarregar outubro. Registro: anotado na ata da conferência, com a data da correção.
Registrar o resultado
Cada conferência vira um registro curto, guardado junto com o mês:
- data e quem conferiu;
- a tabela de comparação, com os números dos dois lados;
- cada diferença acima da tolerância, com a causa e a ação;
- o que ficou pendente e quem é o responsável;
- o aceite do faturamento e da controladoria.
Esse histórico resolve a pergunta "esse número já foi conferido?" e mostra, com o tempo, se as diferenças estão diminuindo. Também é o que a auditoria externa vai pedir se o BI for usado como base para decisões relevantes.
Mês fechado pode mudar?
No Tasy, pode: uma conta recalculada depois do protocolo, um estorno, uma correção de lançamento contábil. O BI precisa ter uma regra para isso:
- mês aberto até a conferência: o BI acompanha o Tasy até o aceite da conferência e, depois, as mudanças aparecem no mês em que foram feitas;
- mês sempre vivo: o BI reflete o Tasy como está hoje, e cada apresentação traz a data da posição.
As duas funcionam, desde que a escolha seja conhecida pela diretoria. O pior caso é o mês que muda sem ninguém saber.
O que automatizar
Parte da conferência pode ser automática, rodando todo dia:
- contagens por dia comparadas com a média dos mesmos dias da semana (queda de volume);
- dias sem censo ou sem movimento;
- colunas que sempre vinham preenchidas e passaram a vir vazias;
- tabelas do BI que não foram atualizadas depois da última carga.
Esses testes não substituem a conferência mensal com as áreas, mas avisam do problema antes que ele chegue ao painel. No Clic Health eles rodam depois de cada carga do Tasy; veja integração e atualização. Para o projeto de implantação como um todo, leia implantação de BI hospitalar.
Quem escreve
A Domínio faz essa conferência todo mês em hospitais que usam o Tasy, do lado do faturamento e da contabilidade, há mais de 20 anos. Se o seu BI ainda não tem um roteiro de conferência, ou se tem e os números não batem, fale com a gente pelo WhatsApp ou por comercial@dominiocontabil.com.br. Na Comunidade Tasy, hospitais trocam roteiros e diagnósticos como esses.
Perguntas relacionadas
Quem deve fazer a conferência: o TI ou as áreas?
Os dois. O TI prepara a comparação e investiga a causa técnica; o faturamento, o financeiro e a controladoria dizem qual relatório é o oficial e dão o aceite.
Precisa conferir todo mês, depois que o BI está estável?
Sim, mas fica mais rápido. Depois de alguns meses sem diferença, a conferência completa leva poucas horas, e qualquer mudança no Tasy (atualização, nova parametrização) aparece logo.
O que fazer com uma diferença que não tem explicação?
Registrar, marcar o indicador como "em conferência" no painel e não apresentar o número até resolver. Número sem explicação em reunião de diretoria custa mais do que um painel com um aviso.
O relatório do Tasy é sempre o certo?
É a referência, porque é o que as áreas usam. Às vezes a conferência mostra um problema no relatório ou na parametrização, e a correção é no Tasy.
Escrito pela equipe da Domínio, que faz o Clic Health: contadores, controllers e desenvolvedores que trabalham há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy. Tem uma dúvida sobre o Tasy? Participe da Comunidade Tasy ou fale com a gente pelo WhatsApp.