Cadastro de pacientes no Tasy: como evitar e corrigir duplicidade
Um paciente com dois cadastros tem dois prontuários, duas histórias e indicadores errados. De onde vem a duplicidade, como medir, como evitar na recepção e como corrigir sem perder nada.
A duplicidade de cadastro acontece quando a mesma pessoa tem mais de um cadastro no Tasy. Parece um problema de organização da recepção, mas tem efeito em tudo o que vem depois: o prontuário fica dividido em dois, o médico não vê o histórico completo, o convênio recebe contas com dados diferentes para o mesmo beneficiário e os indicadores de reinternação e de pacientes atendidos ficam errados.
De onde vem a duplicidade
Quase sempre de um cadastro feito sem busca, ou com uma busca que não encontrou o cadastro existente:
- busca só pelo nome, com grafia diferente: "Luiz" e "Luis", "de Souza" e "Souza", abreviação do nome do meio;
- nome de casada ou de solteira, nome social;
- data de nascimento digitada errada num dos cadastros;
- pressa no pronto-socorro, com paciente que chega sem documento;
- recém-nascido cadastrado antes do registro civil e depois de novo com o nome definitivo;
- integrações de outros sistemas (laboratório, agendamento online) que criam cadastro em vez de procurar.
Quanto custa
| Onde aparece | O efeito |
|---|---|
| Prontuário | O histórico de alergias, diagnósticos e exames fica em dois lugares; risco assistencial |
| Conta | Contas abertas em dois cadastros; documentos e autorizações no cadastro errado |
| Convênio | Beneficiário com dados divergentes; glosa por dado cadastral |
| Indicadores | Pacientes contados duas vezes; reinternação subestimada |
| Privacidade | Dados de uma pessoa misturados com os de outra, quando a unificação é mal feita |
Como medir
Uma consulta simples mostra o tamanho do problema: cadastros com o mesmo nome (sem acento, sem espaços duplos) e a mesma data de nascimento, ou o mesmo documento em cadastros diferentes. Rode por mês de criação do cadastro e por origem (recepção, pronto-socorro, integração). A taxa de duplicidade por mil cadastros novos é um bom indicador da qualidade da recepção.
Como evitar na recepção
- Busca antes de cadastrar, sempre. Por mais de um critério: nome completo, data de nascimento e documento.
- Busca tolerante: parte do nome, sem acentos, sobrenome principal.
- Documento na mão para cadastrar, com a grafia do documento.
- Campos obrigatórios preenchidos na hora, e não "depois".
- Pronto-socorro sem documento: usar o fluxo de paciente não identificado do hospital e completar o cadastro assim que possível, procurando o cadastro existente.
- Integrações configuradas para procurar o cadastro antes de criar.
- Treinamento com casos reais anonimizados de duplicidade.
O checklist de cadastro e a identificação segura do paciente completam esse roteiro.
Como corrigir sem perder histórico
A correção de duplicidade é feita pelo fluxo oficial do hospital, por quem tem permissão para unificar cadastros, e nunca apagando um deles. O roteiro:
- Congelar: ninguém registra nada novo nos dois cadastros até a decisão.
- Confirmar que é a mesma pessoa, com documento. Nome e data de nascimento iguais não bastam: há homônimos de verdade.
- Escolher o cadastro que fica (em geral, o mais antigo ou o mais completo).
- Verificar contas abertas nos dois cadastros com o faturamento antes de unificar.
- Unificar pela função do Tasy, que leva atendimentos, prontuário e contas para o cadastro que fica.
- Conferir depois: histórico completo, contas no cadastro certo, convênio e carteirinha atualizados.
- Registrar a causa (busca mal feita, integração, pronto-socorro) para corrigir o processo.
E nos dados para BI
No BI, o paciente é identificado por um código. Depois de uma unificação no Tasy, o código antigo deixa de receber atendimentos novos, mas os antigos passam para o cadastro que ficou. Uma carga incremental bem feita reflete isso pelas datas de atualização; uma carga que nunca relê o passado mantém a duplicidade no BI. Ver carga incremental do Tasy.
Quem escreve
A Domínio trabalha há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy, do cadastro à contabilidade. Se a duplicidade está afetando contas e indicadores do seu hospital, fale com a gente pelo WhatsApp ou por comercial@dominiocontabil.com.br. Na Comunidade Tasy, hospitais trocam rotinas de qualidade cadastral.
Perguntas relacionadas
Quem pode unificar cadastros?
Só quem tem a permissão e o treinamento para isso, normalmente uma pessoa do cadastro ou do prontuário. A recepção identifica e encaminha.
A unificação pode ser desfeita?
Depende da função e da parametrização do hospital. Por isso a confirmação de que é a mesma pessoa vem antes, com documento.
Homônimos são duplicidade?
Não. Duas pessoas com o mesmo nome e até a mesma data de nascimento existem. A confirmação é pelo documento e pelos dados de contato.
Com que frequência medir?
Mensalmente, por origem do cadastro. Uma alta repentina costuma ter causa simples: um colaborador novo, uma integração nova ou uma mudança na tela de busca.
Escrito pela equipe da Domínio, que faz o Clic Health: contadores, controllers e desenvolvedores que trabalham há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy. Tem uma dúvida sobre o Tasy? Participe da Comunidade Tasy ou fale com a gente pelo WhatsApp.