Contabilidade hospitalar a partir do Tasy: do faturamento ao contábil

Em muitos hospitais que usam o Tasy, a contabilidade hospitalar ainda é feita em outro sistema, por um escritório que recebe relatórios no fim do mês e digita ou importa os totais. O balancete sai no dia 25 do mês seguinte, a receita contábil não bate com o faturamento, e cada pergunta da diretoria sobre o resultado vira uma investigação. Fazer a contabilidade dentro do Tasy muda isso: o lançamento contábil nasce do fato que o gerou, e o balancete passa a ser uma consequência do sistema.

O que significa contabilidade dentro do Tasy

O Tasy tem um módulo contábil integrado aos outros módulos. Quando ele está parametrizado, cada evento operacional relevante gera um lançamento contábil:

Os lançamentos são agrupados em lotes contábeis por módulo e por período, revisados pela contabilidade e liberados. Nada é digitado de novo.

O que parametrizar

1. Plano de contas com a estrutura que o hospital precisa: receita por natureza e por tipo de convênio, custos por centro de custo, contas de repasse, provisões.
2. Centros de custo ligados aos setores de atendimento, para que o consumo e a receita caiam no setor certo.
3. Regras de contabilização de cada evento: qual conta debita, qual credita, com qual histórico, em qual centro de custo.
4. Integração com o estoque: grupos de material ligados às contas de estoque e de consumo.
5. Integração com o faturamento: estrutura da conta ligada às contas de receita; convênios ligados às contas a receber.
6. Patrimônio: bens cadastrados com taxa de depreciação e centro de custo.
7. Repasse: contabilização do repasse calculado, liberado e pago.

A parametrização é o trabalho mais pesado e o que define a qualidade do resultado. Uma regra errada repete o erro em todos os lançamentos do mês, todos os meses.

O roteiro de fechamento do mês

Em hospitais com a parametrização madura, D+10 é uma meta realista. Com a contabilidade fora do sistema, D+20 a D+25 é o mais comum.

As conciliações que não podem faltar

• Contas a receber: o saldo contábil de cada convênio precisa bater com a posição de títulos em aberto. Diferença aqui costuma ser glosa não contabilizada ou recebimento baixado na conta errada.
• Estoque: saldo contábil, saldo físico (inventário) e saldo do sistema de estoque. Os três precisam bater.
• Repasse a pagar: o passivo de repasse precisa bater com os fechamentos de REPASSE_TERCEIRO ainda não pagos.
• Receita × faturamento: a receita contábil do mês, por natureza, contra o faturamento do mês. Diferença costuma ser critério de data ou conta cancelada depois do lançamento.
• Impostos: retenções sobre recebimentos e sobre pagamentos a médicos e fornecedores.

Custeio

Com a contabilidade e o consumo dentro do Tasy, o custeio por centro de custo usa os mesmos números do balancete. As tabelas de custeio do Tasy (CENTRO_CONTROLE, RESULTADO_CENTRO_CONTROLE, NATUREZA_GASTO) guardam o resultado mensal de cada centro, depois dos rateios. É daí que sai o custo de cada setor, a diária média, o custo por exame e a margem por convênio que a DRE hospitalar e a controladoria usam.

Tributação, em poucas linhas

O regime tributário do hospital muda a contabilidade e precisa ser estudado caso a caso:

• hospitais no lucro presumido que atendem às condições da legislação para serviços hospitalares têm percentuais de presunção menores para IRPJ e CSLL;
• hospitais no lucro real dependem de custos bem apurados e documentados;
• entidades sem fins lucrativos com certificação têm regras próprias de imunidade e prestação de contas;
• a reforma tributária do consumo (CBS e IBS) prevê tratamento diferenciado para serviços de saúde, com redução de alíquota, e exige que o sistema esteja preparado para os novos documentos.

Um estudo tributário anual, com os números reais do Tasy, evita surpresas.

O que muda para a diretoria

• O resultado do mês sai em dias, não em semanas.
• A receita contábil e o faturamento passam a ser o mesmo número, com as diferenças explicadas.
• O BI mostra uma DRE que bate com o balancete, como nos painéis de controladoria e DRE do Clic Health.
• A auditoria externa encontra um fluxo rastreável, do lançamento contábil ao fato que o gerou.

Quem faz

A Domínio faz a contabilidade de hospitais, clínicas e operadoras de planos de saúde dentro do Tasy, com a parametrização contábil, os lotes, o patrimônio e o repasse médico, além da consultoria de custos, precificação, fluxo de caixa e orçamento. A equipe começou dentro de um hospital e trabalha há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy. Para conversar sobre a contabilidade do seu hospital, fale com a gente pelo WhatsApp ou por comercial@dominiocontabil.com.br. Na Comunidade Tasy, hospitais e empresas que trabalham com o sistema trocam experiência sobre parametrização contábil.

Perguntas relacionadas

Dá para fazer a contabilidade no Tasy com um escritório externo?

Sim. O escritório trabalha dentro do Tasy do hospital, com acesso ao módulo contábil, em vez de receber relatórios. É o modelo em que a Domínio atua.

Quanto tempo leva para migrar a contabilidade para o Tasy?

Depende do estado da parametrização. Em geral, alguns meses: parametrização e testes em paralelo com a contabilidade antiga, e a virada no início de um exercício ou de um trimestre.

O que fazer com o histórico da contabilidade antiga?

Os saldos de abertura entram no Tasy na virada. O histórico detalhado fica no sistema antigo, para consulta, e os saldos mensais podem ser carregados para comparação no BI.

A contabilidade dentro do Tasy dispensa conciliação?

Não. Ela reduz as diferenças, mas as conciliações mensais continuam sendo o que garante que a parametrização está certa.