Estoque e inventário no Tasy: saldo, lote, validade e divergência
O ajuste de inventário sem causa explicada volta no mês seguinte. Por que o saldo do Tasy se afasta do físico, como fazer inventário rotativo e como fechar estoque com a contabilidade.
O saldo de estoque do Tasy só é confiável se toda entrada e toda saída forem registradas, no local certo e na unidade de medida certa. Quando não são, o saldo do sistema se afasta do físico, o inventário do fim do ano vira uma operação de dias e o ajuste final, sem causa explicada, distorce o custo e o resultado. A boa notícia é que as causas de divergência são poucas e conhecidas.
Locais de estoque
O Tasy controla o saldo por local: almoxarifado central, farmácia central, farmácias satélites, estoques de unidade, centro cirúrgico. Cada transferência entre locais é um movimento. Os erros mais comuns começam aqui:
- material retirado do almoxarifado para a unidade sem registrar a transferência;
- transferência registrada e não recebida no destino;
- consumo baixado no local errado.
Unidade de medida
Uma caixa com 100 comprimidos pode ser comprada em caixa, armazenada em unidade e dispensada em comprimido. A conversão entre unidades precisa estar certa no cadastro do material. Fator de conversão errado gera diferenças grandes e aparentemente sem explicação: o sistema "tem" 100 vezes mais ou menos do que o físico.
Lote e validade
Para itens com rastreio, o saldo é por lote. Lote digitado errado na entrada aparece como divergência na saída (o lote que a farmácia está dispensando não existe no sistema). Validade é controlada pelo lote: saída pela validade mais próxima e acompanhamento dos itens que vencem nos próximos meses.
As causas de divergência
| Sintoma | Causa mais provável |
|---|---|
| Físico maior que o sistema | Devolução não registrada, entrada lançada com quantidade menor |
| Físico menor que o sistema | Consumo sem registro, perda ou avaria não baixada, entrada lançada sem o material ter chegado |
| Diferença muito grande num item | Fator de conversão da unidade de medida |
| Diferença por lote, com o total certo | Lote digitado ou dispensado errado |
| Diferença num local, compensada em outro | Transferência não registrada ou não recebida |
Inventário rotativo
Em vez de contar tudo uma vez por ano, o inventário rotativo conta uma parte do estoque toda semana:
- Classifique os itens por valor de consumo (curva ABC): poucos itens respondem pela maior parte do valor.
- Conte os itens A com mais frequência (mensal), os B a cada trimestre e os C a cada semestre.
- Conte sem olhar o saldo do sistema (contagem cega).
- Compare e investigue cada diferença acima da tolerância antes de ajustar.
- Ajuste pelo processo de inventário, com a causa registrada e a aprovação.
- Corrija a causa: um cadastro de conversão, uma rotina de devolução, um setor que não registra consumo.
Com o rotativo, o inventário de fim de ano vira uma confirmação, e não uma surpresa.
Ajuste sem causa não resolve
O ajuste de inventário corrige o saldo, mas não a origem. Se a causa não for encontrada, a diferença volta no mês seguinte. Além disso, o ajuste vai para o resultado: um ajuste grande no fim do ano pode mudar a margem de um setor inteiro, retroativamente. Ver custos por setor no hospital.
Conciliação com a contabilidade
Com a contabilidade feita dentro do Tasy, três saldos precisam bater no fim do mês:
- Saldo físico (inventário).
- Saldo do sistema de estoque (Tasy, por local e item).
- Saldo contábil das contas de estoque.
Diferença entre o estoque do sistema e o contábil costuma ser lançamento de entrada ou de consumo que não gerou lote contábil, ou critério de valorização (custo médio) diferente. A conciliação é parte do roteiro mensal de fechamento.
Indicadores de estoque
- Acuracidade do inventário: itens contados sem divergência ÷ itens contados.
- Valor ajustado no mês, por local e por causa.
- Giro do estoque e cobertura em dias.
- Perdas por validade.
- Itens sem movimento há mais de 90 dias.
Os painéis de estoque e consumo do Clic Health estão em compras e estoque com os dados do Tasy. Para o lado da entrada, veja compras e suprimentos no Tasy.
Quem escreve
A Domínio trabalha há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy e fecha, todo mês, a conciliação entre estoque físico, sistema e contabilidade. Para organizar o inventário do seu hospital, fale com a gente pelo WhatsApp ou por comercial@dominiocontabil.com.br. Na Comunidade Tasy, hospitais trocam rotinas de inventário rotativo.
Perguntas relacionadas
Qual a tolerância aceitável no inventário?
Depende do item. Para itens de alto valor e controlados, zero. Para itens de baixo valor e uso a granel, uma pequena tolerância percentual definida pela controladoria.
Inventário rotativo substitui o anual?
Para muitos hospitais, sim, quando a auditoria aceita a metodologia. Em outros, o anual continua, mas fica muito mais rápido.
Quem aprova o ajuste de inventário?
O gestor de suprimentos e a controladoria, conforme o valor, com a causa registrada.
Por que o saldo contábil não bate com o do estoque?
Em geral, por movimento sem lote contábil ou por diferença no critério de valorização. A conciliação mensal mostra qual.
Escrito pela equipe da Domínio, que faz o Clic Health: contadores, controllers e desenvolvedores que trabalham há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy. Tem uma dúvida sobre o Tasy? Participe da Comunidade Tasy ou fale com a gente pelo WhatsApp.