Orçado x realizado no hospital: como identificar e explicar desvios
O orçamento só serve se a comparação com o realizado acontecer todo mês, no nível certo e com um responsável para cada desvio.
A comparação orçado x realizado é o momento em que o orçamento deixa de ser um documento e vira ferramenta de gestão. Feita todo mês, por linha da DRE e por centro de custo, ela mostra onde o hospital se afasta do plano e quem precisa explicar e agir. Este artigo mostra como fazer essa comparação de forma útil.
O que comparar
- Por linha da DRE: receita, glosas, custos variáveis, pessoal, custos fixos, resultado.
- Por centro de custo: cada centro com o seu orçamento de despesas (e de receita, nos produtivos).
- No mês e no acumulado do ano: um mês ruim pode ser compensado; um acumulado ruim é tendência.
Use sempre o mesmo critério do orçamento: competência, mesmas contas, mesma classificação de centros de custo. Se o orçamento foi feito em outro critério, a comparação gera desvios que não existem.
Valor ou percentual?
Os dois, mas priorize pelo valor. Um desvio de 30% em material de escritório chama atenção e não muda o resultado; um desvio de 3% na folha de pagamento pode ser o maior problema do mês. Uma boa prática é definir uma régua de relevância: desvios acima de um valor mínimo ou de um percentual mínimo da linha entram na pauta; os demais, não.
Os quatro tipos de desvio
- Volume: o hospital produziu mais ou menos do que o previsto. Custos variáveis acompanham. Um custo acima do orçado com produção acima do orçado pode estar correto.
- Preço: o mesmo consumo custou mais ou menos (reajustes, contratos, câmbio em itens importados).
- Eficiência: o consumo por unidade produzida mudou. É o desvio que mais pede ação.
- Orçamento mal feito: a premissa do orçamento estava errada. Acontece, e deve ser registrado para o orçamento seguinte, não "corrigido" no realizado.
Para separar volume de preço e eficiência, compare o custo por unidade de produção (por paciente-dia, por cirurgia, por exame) no orçado e no realizado.
Do desvio à ação
Uma comparação que termina em tabela não muda nada. O ciclo útil é:
- A controladoria identifica os desvios relevantes do mês.
- Cada desvio vai para o responsável do centro de custo, com o detalhe por conta.
- O responsável explica a causa e propõe a ação.
- A diretoria decide e acompanha no mês seguinte.
O formato PDCA (planejar, executar, checar, agir) funciona bem para esse acompanhamento.
Reprojetar o ano: o forecast
No meio do ano, a pergunta muda de "estamos no orçamento?" para "como vamos fechar?". O forecast soma o realizado até a data e projeta os meses restantes com base na tendência, no orçamento e nos eventos conhecidos. Ele não substitui o orçamento: mostra a distância entre o plano e o provável, e quanto esforço é necessário para fechar essa distância.
Como um BI ajuda
O trabalho mais demorado da comparação, juntar o orçado e o realizado no mesmo critério, por conta e por centro de custo, fica pronto no BI logo depois do fechamento. No Clic Health, a DRE orçado x realizado, a variação do orçamento e a DRE gerencial com simulação de forecast cobrem esse ciclo. Veja controladoria hospitalar e o passo a passo da análise da DRE. O detalhe por setor está em custos por setor.
Perguntas relacionadas
Com que frequência comparar orçado e realizado?
Mensalmente, depois do fechamento, no mês e no acumulado do ano.
O orçamento deve ser revisado durante o ano?
O orçamento original deve ser mantido como referência. Para acompanhar a expectativa atualizada, use o forecast ao lado do orçamento.
Qual o desvio aceitável?
Depende da linha e do tamanho do hospital. Defina uma régua de relevância (valor mínimo e percentual mínimo) para decidir quais desvios entram na pauta da diretoria.
Escrito pela equipe que faz o Clic Health: contadores, controllers e desenvolvedores que trabalham há mais de 20 anos com a gestão de hospitais.