Contas não faturadas: como controlar a conta aberta no hospital

Contas não faturadas são as contas de atendimentos já encerrados que ainda não foram enviadas ao pagador. Também chamadas de conta aberta ou contas pendentes, elas são receita que o hospital já produziu, com custo já incorrido, e que ainda não virou cobrança. Quanto mais tempo ficam paradas, maior o risco de perder o prazo do convênio, de ser glosadas ou de virar perda.

Por que a conta fica aberta

As causas mais comuns:

• Documentação incompleta: prontuário, prescrição, laudo ou assinatura faltando.
• Autorização pendente: procedimento ou prorrogação ainda não autorizados.
• Lançamentos pendentes: materiais, medicamentos ou procedimentos ainda não registrados na conta.
• Auditoria: conta em análise pela auditoria interna ou do convênio.
• Fila do faturamento: falta de equipe ou de priorização.

Como medir

Dois números, sempre juntos:

1. Valor das contas não faturadas, no total e por convênio, setor e etapa.
2. Idade: há quantos dias cada conta está aberta desde a alta ou o fim do atendimento.

Uma forma útil de apresentar é por faixas de idade (até 7 dias, de 8 a 15, de 16 a 30, mais de 30) e por motivo. As contas antigas e de valor alto são as primeiras da fila.

A rotina diária

1. Toda manhã, a lista das contas abertas, por idade e valor.
2. Um responsável por etapa (documentação, autorização, lançamentos, auditoria, faturamento).
3. Prazos internos para cada etapa, combinados com os setores.
4. Escalonamento: contas acima do prazo vão para o gestor da área que está segurando.
5. Fechamento do mês: o valor de contas não faturadas no último dia entra na reunião da diretoria.

O efeito no resultado e no caixa

Pelo regime de competência, a receita do atendimento pertence ao mês em que ele aconteceu. Se a apuração da receita depende do faturamento, contas abertas no fechamento fazem a receita do mês parecer menor e a do mês seguinte, maior. Para o caixa, cada dia de conta aberta soma ao prazo médio de recebimento. E contas faturadas fora do prazo do convênio viram glosas ou perdas.

Como um BI ajuda

O BI junta a informação de várias etapas em uma lista única, atualizada várias vezes ao dia, com idade e valor. A equipe deixa de montar a lista à mão e passa a trabalhar nela. Para hospitais com Tasy, veja faturamento e glosas.

Perguntas relacionadas

Qual é o prazo aceitável para faturar uma conta?

Depende do tipo de atendimento e do prazo contratual de cada convênio. Defina prazos internos menores que o contratual, para ter margem de correção.

Conta não faturada aparece na DRE?

Pelo regime de competência, a receita deve ser reconhecida no mês do atendimento. Na prática gerencial, vale acompanhar separadamente quanto da receita do mês ainda não foi faturado.

Quem é responsável pela conta aberta?

O faturamento coordena, mas a conta só fecha quando todos os setores que alimentam a conta cumprem a sua parte. Por isso a lista deve mostrar a etapa e o responsável.