Implantação de BI hospitalar: etapas, dados e equipe
A tecnologia é a parte mais previsível. O que decide o prazo de uma implantação de BI é a definição das regras e a validação dos números com o hospital.
A implantação de BI hospitalar costuma ser vista como um projeto de tecnologia, mas a parte que mais pesa no prazo é de gestão: definir as regras dos indicadores e validar os números com quem conhece o hospital. Este artigo mostra as etapas, os dados necessários e quem precisa participar.
As etapas
- Conversa técnica: entender o sistema de gestão do hospital, a infraestrutura, a rede e as regras de segurança.
- Acesso aos dados: a TI cria um usuário de leitura no banco do sistema de gestão e prepara o servidor do agente de leitura.
- Primeira carga: leitura do histórico, normalmente dos últimos anos, para que os painéis já tenham comparação com o ano anterior.
- Preparação dos dados: aplicação das regras de gestão do hospital (estrutura da DRE, centros de custo, grupos de custo, convênios).
- Validação: comparação dos painéis com relatórios que o hospital já conhece, até os números baterem.
- Liberação: criação dos usuários, definição de quem vê cada painel e apresentação para as equipes.
- Rotina: atualização agendada, acompanhamento e ajustes.
Os dados necessários
| Tema | Dados |
|---|---|
| Atendimento | Atendimentos, internações, altas, transferências, setores, leitos |
| Faturamento | Contas dos pacientes e seus itens, convênios, status das contas, glosas |
| Financeiro | Títulos a receber e a pagar, recebimentos, pagamentos |
| Contabilidade e custos | Lançamentos contábeis, plano de contas, centros de custo |
| Suprimentos | Consumo e dispensação de materiais e medicamentos |
| Gestão | Estrutura gerencial da DRE, grupos de custo, orçamento, metas |
Os dados de gestão costumam não estar no sistema e são definidos com a controladoria, muitas vezes em planilhas padronizadas.
Quem participa do hospital
- TI: usuário de leitura, servidor, rede e regras de segurança.
- Controladoria ou financeiro: regras dos indicadores, estrutura da DRE e validação dos números.
- Faturamento: validação das contas, glosas e prazos.
- Diretoria: definição de prioridades, de quem acessa o quê e patrocínio do projeto.
- Encarregado de dados (DPO): avaliação do tratamento dos dados. Veja LGPD em BI hospitalar.
A validação: onde o projeto ganha ou perde
A validação é a etapa que decide se o BI vai ser usado. A regra é comparar cada indicador com um relatório que o hospital já confia, como o faturamento do mês ou o balancete, e explicar cada diferença. As causas mais comuns são critério de data (competência ou faturamento), convênios ou setores incluídos, classificação de contas e lançamentos fora do período.
Uma boa prática é rodar o BI em paralelo com os relatórios atuais por pelo menos um fechamento. O artigo Planilha ou BI discute essa transição.
O que atrasa uma implantação
- Usuário de leitura ou servidor que demoram para ficar prontos.
- Regras de indicadores que nunca foram escritas e precisam ser decididas durante o projeto.
- Ninguém da controladoria com tempo para validar.
- Plano de contas ou centros de custo mudando durante a implantação.
- Tentar todos os painéis de uma vez, em vez de começar pelos da diretoria.
Como funciona no Clic Health
No Clic Health, o agente de leitura é o DataClic, que lê o banco do Tasy com um usuário somente leitura. As regras de gestão e os painéis já existem e são ajustados à estrutura do hospital. O detalhe está em integração e atualização com o Tasy e nas perguntas sobre implantação.
Perguntas relacionadas
Quanto tempo leva uma implantação de BI hospitalar?
Depende do volume de dados, das regras do hospital e da disponibilidade das equipes. A etapa técnica costuma ser a mais previsível; a validação dos números, a que mais varia.
Precisa parar alguma coisa no hospital durante a implantação?
Não. A leitura dos dados não interfere na operação do sistema de gestão.
Quanto histórico carregar?
O suficiente para comparar com o ano anterior e ver tendências, normalmente pelo menos dois anos completos, se os dados estiverem consistentes.
Escrito pela equipe que faz o Clic Health: contadores, controllers e desenvolvedores que trabalham há mais de 20 anos com a gestão de hospitais.