# Cadastro de pacientes no Tasy: como evitar e corrigir duplicidade

> Por que a duplicidade de cadastro acontece no Tasy, quanto custa, como evitar na recepção e como corrigir sem perder o histórico do paciente.

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Atualizado em: 2026-10-02

A **duplicidade** de cadastro acontece quando a mesma pessoa tem mais de um cadastro no Tasy. Parece um problema de organização da recepção, mas tem efeito em tudo o que vem depois: o prontuário fica dividido em dois, o médico não vê o histórico completo, o convênio recebe contas com dados diferentes para o mesmo beneficiário e os indicadores de reinternação e de pacientes atendidos ficam errados.

## De onde vem a duplicidade

Quase sempre de um cadastro feito sem busca, ou com uma busca que não encontrou o cadastro existente:

- **busca só pelo nome**, com grafia diferente: "Luiz" e "Luis", "de Souza" e "Souza", abreviação do nome do meio;
- **nome de casada ou de solteira**, nome social;
- **data de nascimento digitada errada** num dos cadastros;
- **pressa no pronto-socorro**, com paciente que chega sem documento;
- **recém-nascido** cadastrado antes do registro civil e depois de novo com o nome definitivo;
- **integrações** de outros sistemas (laboratório, agendamento online) que criam cadastro em vez de procurar.

## Quanto custa

| | Onde aparece | O efeito

| Prontuário | O histórico de alergias, diagnósticos e exames fica em dois lugares; risco assistencial

| Conta | Contas abertas em dois cadastros; documentos e autorizações no cadastro errado

| Convênio | Beneficiário com dados divergentes; glosa por dado cadastral

| Indicadores | Pacientes contados duas vezes; reinternação subestimada

| Privacidade | Dados de uma pessoa misturados com os de outra, quando a unificação é mal feita

## Como medir

Uma consulta simples mostra o tamanho do problema: cadastros com o mesmo nome (sem acento, sem espaços duplos) e a mesma data de nascimento, ou o mesmo documento em cadastros diferentes. Rode por mês de criação do cadastro e por origem (recepção, pronto-socorro, integração). A taxa de duplicidade por mil cadastros novos é um bom indicador da qualidade da recepção.

## Como evitar na recepção

- **Busca antes de cadastrar**, sempre. Por mais de um critério: nome completo, data de nascimento e documento.
- **Busca tolerante**: parte do nome, sem acentos, sobrenome principal.
- **Documento na mão** para cadastrar, com a grafia do documento.
- **Campos obrigatórios** preenchidos na hora, e não "depois".
- **Pronto-socorro sem documento**: usar o fluxo de paciente não identificado do hospital e completar o cadastro assim que possível, procurando o cadastro existente.
- **Integrações** configuradas para procurar o cadastro antes de criar.
- **Treinamento** com casos reais anonimizados de duplicidade.

O checklist de cadastro e a identificação segura do paciente completam esse roteiro.

## Como corrigir sem perder histórico

A correção de duplicidade é feita pelo fluxo oficial do hospital, por quem tem permissão para unificar cadastros, e nunca apagando um deles. O roteiro:

- **Congelar**: ninguém registra nada novo nos dois cadastros até a decisão.
- **Confirmar que é a mesma pessoa**, com documento. Nome e data de nascimento iguais não bastam: há homônimos de verdade.
- **Escolher o cadastro que fica** (em geral, o mais antigo ou o mais completo).
- **Verificar contas abertas** nos dois cadastros com o faturamento antes de unificar.
- **Unificar** pela função do Tasy, que leva atendimentos, prontuário e contas para o cadastro que fica.
- **Conferir** depois: histórico completo, contas no cadastro certo, convênio e carteirinha atualizados.
- **Registrar a causa** (busca mal feita, integração, pronto-socorro) para corrigir o processo.

## E nos dados para BI

No BI, o paciente é identificado por um código. Depois de uma unificação no Tasy, o código antigo deixa de receber atendimentos novos, mas os antigos passam para o cadastro que ficou. Uma carga incremental bem feita reflete isso pelas datas de atualização; uma carga que nunca relê o passado mantém a duplicidade no BI. Ver [carga incremental do Tasy](https://clichealth.com.br/blog/carga-incremental-do-tasy).

## Quem escreve

A Domínio trabalha há mais de 20 anos com hospitais que usam o Tasy, do cadastro à contabilidade. Se a duplicidade está afetando contas e indicadores do seu hospital, fale com a gente pelo [WhatsApp](https://wa.me/5548999288811) ou por [comercial@dominiocontabil.com.br](mailto:comercial@dominiocontabil.com.br). Na [Comunidade Tasy](https://form.respondi.app/oYqO6tFA), hospitais trocam rotinas de qualidade cadastral.

## Perguntas relacionadas

Quem pode unificar cadastros?Só quem tem a permissão e o treinamento para isso, normalmente uma pessoa do cadastro ou do prontuário. A recepção identifica e encaminha.

A unificação pode ser desfeita?Depende da função e da parametrização do hospital. Por isso a confirmação de que é a mesma pessoa vem antes, com documento.

Homônimos são duplicidade?Não. Duas pessoas com o mesmo nome e até a mesma data de nascimento existem. A confirmação é pelo documento e pelos dados de contato.

Com que frequência medir?Mensalmente, por origem do cadastro. Uma alta repentina costuma ter causa simples: um colaborador novo, uma integração nova ou uma mudança na tela de busca.

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